مقدمه:
مستند سازي (Documentation) یكي از فرآيندهاي بسيار مهم در استقرار و اجراي سيستمهاي مديريت مي باشد .
مستند سازي در اجراي صحيح و يكنواخت سيستم هاي مديريت سازمان ها و بهبود مداوم آنها ، تاثير بسزايي داشته
و علاوه بر اين موجب انتقال اطلاعات و اشاعه دانش و تجربيات در داخل سازمان ها مي شود .
آشنايي مديران، كارشناسان و كاركنان، با اصول مهم مستند سازي و نيازمندي هاي آن در استانداردهاي سيستم
هاي مديريت (منجمله: ISO 9001:2000) و همچنين تكنيك هاي كنترل مستندات، به سازمان ها در امر استقرار
سيستم هاي مديريت كمك شاياني مي نمايد.
مطالب متن حاضر با استفاده از استانداردهاي ISO 9000:2000 ، ISO 9001:200 مقاله ‹‹ رهنمودهايي درباره
مستندسازي در استاندارد ISO 9001:2000 ›› منتشره از سوي كميته فني TC 176 سازمان جهاني استاندارد و
برخي مقالات ذيربط سازمان هاي معتبر تهيه شده است .
اهداف اصلي مستند سازی:
a ـ مبادله اطلاعات
مستندات وسيله اي براي انتقال و مبادله اطلاعات مي باشند . نوع و گستره مستندات بستگي به نوع محصولات و
فرآيندهاي سازمان ، ميزان رسميت سيستم هاي ارتباطي و سطح توانمندي هاي ارتباطي درون سازمان و فرهنگ
سازماني دارد .
b ـ شواهد انطباق
مستندات ، شواهدي براي اينكه چه برنامه ريزيهايي صورت گرفته و عملاً چه اقداماتي انجام شده است ، فراهم
مي سازد .
c ـ اشاعه دانش
مستندات، وسيله اي براي حفظ و ترويج دانش و تجارب سازمان مي باشند . مثلاًمشخصات فني كه مي تواند مبنايي
براي طراحي و ساخت يك محصول باشد .
d - دستيابي به انطباق با نيازهاي مشتري و بهبود كيفيت .
e - ارزيابي اثربخشي و تداوم سيستم مديريت كيفيت .
...
